秘書検定に向けての勉強を始めてから一週間が経ちました。
筆者の進捗度合いとしては、前回ご紹介した、テキスト「秘書検定2級に面白いほど受かる本」を一通り読んでみた感じです。いや～・・・やばいですね(-_-;)
覚える用語や決まりが思いのほか多くて、今からこれをしっかり覚えないといけないのか～っと思うと気が滅入ります・・・。
「とりあえず毎日のノルマはためずに達成できているから大丈夫！」と自分を鼓舞して日々頑張っています（笑）
というわけで、今回もテキストから大切なポイントや間違えやすい問題をご紹介していこうと思います！
上司への心遣い
上司の「仕事の効率」と「健康」を考慮して、上司が円滑に業務を遂行できるように補佐することも秘書の仕事です。ここでは上司の「健康」について気を付けるポイントを紹介します。
「上司に持病がある場合の注意点」
- 定期的な検査を受けられるようにスケジュール調整をする
- かかりつけの「病院の所在地」と「電話番号」を控えておく
- 保険証の番号を控えておく
- 常用している薬があった場合、薬の置き場所を聞き、１，２回分の薬を預かっておく
「上司の体調を心配するときの注意点」
あくまで補佐役の範囲内で声をかけることが重要です。
例）上司の顔色が優れない時・・・
〇「思い過ごしかもしれませんが、体調がすぐれないようにお見受けしますが・・・」
×「お疲れの様子ですので、今日は早退した方がよいのではないでしょうか。」
上司の体調を心配してであっても、早退を提案することは上司の仕事への口出しになってしまうためNG行動！あくまで仕事の補佐役であることを忘れずに行動しましょう。
複数の業務を受ける
ここでは２つ以上の仕事が重なったときの対応の仕方を紹介します。
- 上司に緊急度、優先度を確認する
- 上司から宅に指示がないときは、緊急性の高い仕事、重要な仕事を優先させつつ、すべての仕事を終わらせる
- 自分では処理できそうにない場合は、上司の許可を得て、ほかの人に手伝ってもらう
「何から終わらせるべきか」を正確に判断し、着実に一つ一つの仕事をこなしていくことが大切ですね。スケジュール管理が苦手な筆者は特に気を付けたいです。
今回は１. 上司への心遣い、2. 複数の業務を受ける の２つのポイントをご紹介しました。
明日も引き続き秘書検定についての情報をご紹介していこうと思います。
自分なりのペースでコツコツ勉強していきます！
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