筆者は、現在「秘書検定」に向けて猛勉強中です！
教科書「秘書検定２級に面白いほど受かる本」を読んでいて、秘書になるには「様々なところに気を配らないといけないんだなあ」とひしひしと感じております^^;
日頃、ちょっとぽけっとしている筆者は、人一倍気を付けないといけないですね（笑）
今回も前回に引き続き「秘書検定」について紹介していきたいと思います！
前回のブログはこちら↓
「秘書検定」に挑戦！
こんな時、秘書はどう対応するべき？
１．上司から「今日は電話と来客を取り次がないでほしい」と指示されました。
以下のような場合、秘書としてどう行動すればいいでしょうか。
- 上司の友人からの電話
- 取引先からの電話
- 上司の上司（専務や社長）からの電話
- 上司の家族からの電話
全部ありそうなシチュエーションですよね(>_<)
電話の相手によって対応が異なってくるのでしっかり確認しておきましょう！
１．上司の友人からの電話
「上司は外出中」「上司は接客中」などと伝え、「後ほどこちらから連絡させていただきます」と言う。
２．取引先からの電話
「立て込んでおりますので、後ほどこちらからご連絡いたします。」「上司は外出中」などと対応していったん電話を切り、上司に電話があったことを伝え指示を受ける。
３．上司の上司（専務や社長）からの電話
この場合、上司は電話相手の部下にあたるので、電話を取り次ぐ方向で話を進める。
４．上司の家族からの電話
家族に事情を話し、急ぎの電話かどうかを聞いて対応する。
秘書は取引先だけでなく、上司の友人や家族の電話対応まで任されるとは！
誰は取り次いでよく、誰は断るべきか、こんがらがりそうです（笑）
とりあえず、「上司の上司からの電話以外はなるべく断る方向で」と覚えておくことにします(-_-;)
上司の指示を受けるときのポイント
１．「数」に注意する
日にち、時刻、数量はミスをしたら大変です。しっかり上司に確認しましょう。
２．５W1Hを意識してメモを取る
Where（どこで）、Who（誰が）、When（いつ）、What（何を）、Why(なぜ)、How（どのように）
３．指示内容の確認
・上司の説明が終わったら、メモした内容を復習し、確認する。
・上司から指示された仕事が2つ以上重なる場合は、それらの「優先順位」と「緊急度」を確認する。
秘書のミスは、会社の重大な損失につながる恐れもあるので何度も確認することが必要です。
些細なことでも上司や先輩に相談することにしましょう！
今回は「秘書の対応力」についてご紹介しました。いや～頭がごちゃごちゃしそう！(>_<)
自分なりに整理しながら頑張って勉強していきたいです！
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