筆者は、現在「秘書検定2級」の受検に向けて猛勉強中です。
今週はバタバタしていて、過去問が２回ほどしか解けませんでした(>_<)反省です。
幸い、週末は何も予定がないのでこの２日間で一気に追い上げていきたいと思います。
というわけで今回も「秘書検定実問題集2級」の中から筆者が間違えた問題をご紹介していきます！
秘書Aの上司は、取引先のW氏と応接室で面談中である。そこへＷ氏の会社から「急用があるので電話口まで呼んでもらえないか」と電話が入った。このような場合、Ａは応接室に行ってどのように反応するのが良いか、適切なものを１つ選べ。
１）上司にも聞こえるように「Ｗ氏に会社から急用の電話が入っている」と伝える。
２）上司に「Ｗ氏に会社から急用の電話が入っているがどうしたらよいか」を口頭で尋ねる。
３）Ｗ氏に「急用の電話が入っているが後で連絡することでよいか」とメモで尋ねる。
４）上司に「面談を中断してもらいたい」と言ってから、Ｗ氏には「急用の電話が入っている」とだけ伝える。
５）上司に「Ｗ氏に会社から急用の電話が入っているが取り次いでよいか」と書いたメモを見せて指示を待つ。
正解は・・・①！
急用というのだからW氏にはすぐに伝えないといけません。そして、伝え方は上司にも事情が分かる方がよいので、２人に聞こえるように伝えるのが適当らしいです。筆者はお話の最中に秘書が水を差していいのか悩んでメモを渡した方がいいのかなと思ってしまいました。((+_+))
秘書Aは外出する上司から、「紹介状を頼まれた。本人から今日の夕方受け取りに来るので、これをパソコンで清書して渡してもらいたい」と紹介状の原稿と印鑑を渡された。次はこの後、Aが行ったことである。中から不適当と思われるものを1つ選べ。
１）原稿に明らかな文字の間違いがあったので訂正して入力した。
２）入力後、現行と照らし合わせて入力モスがないか確認した。
３）上司の名前のところに、預かった印鑑を押した。
４）会社の封筒に入れて封をし、夕方受け取りに来た本人に渡した。
５）外出から戻った上司に渡したことを報告し、原稿と印鑑を渡した。
正解は・・・４！
紹介状とは知らない人同士の間に上司がたって、文書で紹介するための書類。このような場合、書かれている内容を紹介される本人が確認できるようにしておくのが良いです。したがって、封をして渡すのは不適当ということになります。
筆者は封についての記述を見落としていて間違えてしまいました。書類についてはなぜ用意するのかを意識しながら作成しないといけませんね！気を付けたいです。
今回も「秘書検定実問題集2級」の中から筆者が間違えた問題を紹介しました。今後も引き続き問題や重要ポイントをご紹介していこうと思いますので、是非チェックしてみてください！
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